Süreç tasarımı, iş süreçlerinin analiz edilmesi, tanımlanması, tasarlanması ve iyileştirilmesini içermektedir. Süreç tasarımı, genellikle mevcut süreçlerin gözden geçirilmesi ve daha verimli, etkili ve kullanıcı dostu süreçler geliştirilmesi için yapılan faaliyetleri içermektedir. Bu faaliyetler:
- Mevcut durum analizi
- İhtiyaç analizi
- Gelecek durum tasarımı
- Uygulama ve izleme
Faaliyetler, mevcut süreçlerin işleyişi hakkında verilerin toplanması, süreçlerin ayrıntılı haritasının oluşumu ve sorunların tespitinin yapılması, işletmenin stratejik hedeflerinin ve süreç tasarımlarının gereksinimini, süreçlerin kullanıcılar tarafından ihtiyaçlarının analiz edilmesini, oluşan mevcut süreçlerdeki sorunlara yönelik yenilikçi ve yaratıcı çözümler geliştirip, yeni süreçlerin ayrıntılı modelleri ve haritaları oluşturulur ve sonucunda yeni süreçlerin simülasyonu yapılıp gerekirse prototipler oluşturulur. Yeni süreçler uygulanmadan önce, ilgili personeller eğitilmektedir ve süreçlerin performansları sürekli olarak izlendikten sonra gerekirse iyileştirmeler yapılmaktadır.
İş analizi, işlerin en kısa sürede ve en ekonomik bir şekilde yerine getirilebilmesi için o işle ilgili bilgilerin sistemli olarak toplanıp analiz edilmesi sürecidir. Bir kurumda yer alan her işin nitelik, nicelik, gerekler ve sorumlulukların ayrı ayrı belirleyerek işleri bilimsel yöntemlerle doğru ve etkin bir biçimde inceleyen teknikler bütünüdür. Kurumun mevcut durumunu anlamak ya da iş ihtiyaçlarının belirlenmesi konusunda temel oluşturmaktadır. İş analizinde sıklıkla kullanılan yöntemler başlıca, gözlem analizi, anket yönetimi, görüşme yönetimi, karma yönetimi olarak sıralanmaktadır.
İş analizi görevini yerine getiren bireyler iş analisti olarak görev yapmaktadır. Bu kişilerin çözüm önerilerini araştırıp uygun olan en doğru önerileri sunabilmek için organizasyon içerisindeki yapıya ve sistemlere hâkim olması gerekmektedir. Aynı problemlere çok sayıda ve farklı şekillerde çözümler sunabilmektedir ayrıca sunulan bu çözümlerin hepsi istenen hedefe ulaşmayı sağlayabilmektedir. İş analistliğinin başlıca görevleri:
- Mevcut iş ihtiyaçlarını anlamak
- Müşteri isteklerini belgelemek
- İş ihtiyaçlarına uygun proje oluşturmak
- Gerekli olan iş mimarisini ve uyarlamayı tasarlamak
- Geliştirme kontrolünü ve kalitesini sağlamak
- Geliştirme sırası ve sonrasında işlevsel ve detaylı testler yapmak
- Müşterinin iş ihtiyaçlarına göre kısa, orta, uzun vadeli planlar yapmak
- Müşteriye eğitim, danışmanlık sağlamak
Genellikle iş analitlerinden beklenen temel görevler problemin saptanması, çözümün getirilmesi, iş gereksinimlerinin ortaya çıkartılmasıdır. İş analistliğinden önce ilk olarak teoriyi kavramak yani mesleği anlamak gereklidir.
Sonuç olarak süreç tasarımı ve iş analistliği birbirlerini tamamlayan faaliyetlerdir. Süreç tasarımcıları ve iş analistleri, iş süreçlerini optimize etmek ve işletme gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak için birlikte çalışmaktadırlar.