İş analizi yapılırken çok çeşitli yöntemlerden yararlanılabilir. Sıklıkla kullanılan iş analizi yöntemleri Gözlem Yöntemi, Anket Yöntemi, Görüşme Yöntemi, karma yöntem olarak sıralanabilmektedir.
Gözlem Yöntemi
İş analizinde kullanılan etkili yöntemlerden biri çalışanları işlerini yaparken gözlemlemektir. Gözlemci, yerine getirilen görevleri, ana görev basamaklarını, kullanılan araç ve gereçleri, iletişim süreçlerini, kullanılan prosedürleri ve referansları, diğer çalışanlar ile etkileşimleri gözlemlemektedir. Gözlem yönetiminin verimlilik avantajları olduğu kadar dezavantajlarda bulunmaktadır. Örneğin; gözlenen personel bilinçli bir şekilde davranışlarını değiştirebilmektedir, yönetim ve danışmanlıkları bu yöntem ile analiz etmek olanaklı değildir, işin tamamlanma süresi çok uzun olduğunda bu yöntemin uygulanması uzun zamanlar alabilmektedir.
Anket Yöntemi
İş ile ilgili bilgileri toplamada yaygın olarak kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntem sayesinde önceden hazırlanmış bir anket formu çalışanlara dağıtılır ve çalışanların yaptıkları işle ilgili bilgiler doğrultusunda bu anketlerin doldurmaları sağlanır. En önemli avantaj tek bir seferde çok fazla sayıda insana ulaşabilmek olarak belirtilmektedir. Anketin elde edilmesi düşünülen bilgileri eksiksiz olarak sağlayacak biçimde düzenlenmesi gerekmektedir. Anketin dilinin sade ve anlaşılır olması gereklidir. Soruların anlamlarının herkes tarafından aynı biçimde anlaşılır olması sağlanmalıdır.
Peki anket yönteminin sakıncaları nelerdir?
Personelin iş analizine verdiği yanıtların doğruluğunun anında saptanamaması, personelin işini çok iyi bilmesine rağmen işinin yalnızca önemli yönlerini belirtmesi, personelin işini açık biçimde ifade edememesi gibi sakıncalı birçok yöntemleri bulunmaktadır.
Görüşme Yöntemi
Çalışanlar ve yöneticilerden işlerle ilgili bilgi toplamak için kullanılabilen güçlü bir araçtır. Görüşme yöntemi, görüşmeyi yapan kişinin görüşme sırasında istenen bilgileri elde edebilmesi ve açık olmayan noktalar olduğunda anında bu noktaları açıklığa kavuşturabilmesidir. Bu yöntemin dezavantajları ise; görüşmeler birebir gerçekleştiği için çalışanlar ve yönetimin birbirlerinin söylediklerini düzeltmeye bilmeleri, görüşmeyi sağlayan kişinin görüşmenin amacını ve arka plan bilgisini vermek amacıyla çok zaman harcaması ve zamanını verimli kullanamaması olarak belirtilebilmektedir.
Karma yöntem; iş analizleri yapılırken tek bir yöntemden yararlanılmaması sağlıklı sonuçlar vermemektedir. Bu nedenle önceden hazırlanan iş analiz formlarına işin ayrıntılarından bahsedebilmek için üç yönteminde karma bir şekilde kullanılması gerekmektedir.