Arabuluculuğun çeşitli türleri mevcuttur. Her bir arabulucu, arabuluculuk teknikleri ve iletişim yöntemlerinde farklı yaklaşımlarla kendi tarzını geliştirebilir. Arabulucunun kişiliği ve tutumu da süreç üzerinde etkili olabilir.
Bu konudaki literatür çok farklılık göstermese de klasik arabuluculuk sürecinin beş farklı aşamadan oluştuğu kabul edilir; hazırlık, başlangıç, inceleme/araştırma, müzakere, sonuç.
Yargılama veya tahkim süreçlerinin aksine, bu aşamalar “kesin” değildir. Bu, şu anlama gelmektedir: Gerektiğinde arabulucu, bir önceki aşamaya dönebilir, ortak oturumdan özel oturuma geçebilir; tarafların daha hızlı bir şekilde anlaşmaya varabilmeleri söz konusuysa, daha önceden planlanmış aşamaların süresini kısaltabilir. Bu bağlamda, arabuluculuğun süresinin tahmin edilebilir olmadığını, pek çok faktöre bağlı olduğunu, süre konusunda çok kesin sınırlamalar koyulmaması veya tarafların son aşamaya yani anlaşma aşamasına zorlanmaması gerektiğinin vurgulanması önemlidir. Arabulucu, tüm bu hususlara dikkat etmelidir; zira sürdürülebilir ve denenmiş, ilgili tüm tarafları tatmin edecek bir anlaşmanın sağlanması, yani arabuluculuğun başarılı bir şekilde sonuçlanması için, bu hususlar önemlidir.
Bahsedildiği gibi arabuluculuk sürecinde beş farklı aşama vardır. Aşağıda tipik bir arabuluculuk faaliyetine dair aşamalar açıklanmıştır.
Hazırlık aşaması: Arabuluculuk sürecinin ilk aşaması olarak değerlendirilmektedir; ancak arabuluculuk faaliyetinin fiilen başlamasından önceki süreyi de kapsayabilir. Diğer taraftan bu aşama hem arabulucu hem de tarafların önem vermesi gereken bir aşamadır. Bu aşamada başlıca amaç, arabuluculuk faaliyeti için gereken hazırlıkları yapmaktır. Arabuluculuk faaliyetinde tarafların, bunun yanında varsa avukat veya danışmanların da hazırlıklı olması önemlidir. Zira olası sonuçların değerlendirilmesi için iyi bir hazırlık gerekir.
Başlangıç aşaması: Arabulucu etkili bir giriş konuşması ile arabuluculuk oturumunu başlatır, karşılıklı güven ile sürecin anlaşılması sağlanır. Bu aşamada ayrıca, temel kurallar ortaya konulur ve doğrulanır. Bu aşamada temel kurallar belirlenir; arabulucu, varsa eş arabulucu, taraflar ve avukatları dâhil bütün katılımcılar, arabuluculuk sözleşmesini tarih atarak imzalar. Formalitelerin hızlı bir şekilde tamamlanması için standart sözleşme formlarının kullanılması tavsiye edilmektedir.
İnceleme/araştırma aşaması: Arabuluculuğun bu aşamasında amaç, mevcut uyuşmazlıkla ilgili olayları, duyguları ve diğer önemli hususları ortaya çıkarmak, anlaşmaya yönelik başlıkları tespit etmek ve bir sonraki aşamanın gündemini hazırlamaktır.
Müzakere aşaması: Müzakere aşamasında taraflar, arabulucunun yardımı ile uyuşmazlık konularını müzakere eder ve anlaşmaya varmaya çalışır. Arabulucu, taraflardan çözüm seçeneklerini sıralamalarını, her bir seçeneğin nasıl uygulanabilir olduğunu ortaya koymalarını ve alternatifler üzerinden sorunu çözmeye çalışmalarını teşvik eder.
Sonuç aşaması: Bu aşamada amaç, arabuluculuk faaliyeti ve sonuçlarını etkili bir şekilde değerlendirmektir. Taraflar arasında bir anlaşma sağlandığında arabulucu, anlaşmanın herkesçe anlaşılıp anlaşılmadığını teyit eder. Kural olarak anlaşma belgesi, taraflar veya onların avukatları tarafından hazırlanır. Eğer taraflar bir anlaşmaya varamazlar ise; arabulucu tarafları bir anlaşmaya ulaşmaları yönünde adım atmaları için teşvik eder.
Arabuluculuk süreci, taraflar ile arabulucu arasında yapılan ortak ve özel toplantılar / görüşmeler ve iletişimin bir karışımından oluşur. Olası en iyi sonucu elde etmek için arabulucu, her bir arabuluculuk sürecinde faaliyetleri dikkatli bir şekilde planlamalı ve tarafların onayını almalıdır.